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Existe bastante material sobre gestión del tiempo en las redes, no tenemos una fórmula mágica cien por ciento efectiva, pero citemos algunas tendencias conocidas: El primer enfoque es la eficiencia, orientado a ejecutar más tareas en menor tiempo posible para generar hábitos, Getting Things Done es un ejemplo; el segundo enfoque es un esquema más abierto, donde puedes convertir cualquier cuaderno en una herramienta y planificar todo basado en notas, el Bullet Journal en un ejemplo muy representativo en este aspecto; y el tercer enfoque son las rutinas, agrupar actividades y tareas a un espacio de tiempo como la mañana o la noche y ejecutarlas estratégicamente para crear un hábito y optimizar el tiempo, 5am Miracle y Miracle Morning son dos propuestas muy interesantes. Sin embargo, si analizamos, todas estas propuestas están enfocadas únicamente en la optimización del tiempo.

¿La gestión del tiempo es sinónimo de eficiencia?

No, Stephen Covey en su libro Primero lo Primero desafía este concepto, la gestión del tiempo no es sólo eficiencia, debe entrar en juego la planificación, la proyección de metas, pero sobre todo la priorización, identificando lo importante y urgente de nuestra ejecución, todo esto está perfectamente representado en La Brújula y el Reloj, la brújula representa nuestra misión, valores, roles, principios y todo lo que nos lleve hacia una dirección en la vida, en cambio el reloj representa nuestros compromisos, reuniones, itinerarios, metas, tareas y actividades, es nuestra ejecución, en resumen, la brújula nos indica a dónde vamos y el reloj cuán eficientes somos llegando a ese lugar.

La importancia de tener un norte: Nuestra brújula

Hemos definido la felicidad y la realización en términos de logros profesionales y financieros, trabajamos gran parte de nuestra vida logrando diplomas, promociones, status, etc. es como subir una escalera en la que cada peldaño es un paso hacia arriba, sin embargo cuando estamos a una altura considerable nos damos cuenta que nuestra escalera estaba apoyada en la pared equivocada.

Gestión del tiempo no solo es eficiencia en ejecución de tareas y actividades, gestionar nuestro tiempo implica identificar nuestra misión, saber a dónde queremos ir y cuánto esfuerzo estamos invirtiendo para llegar a ello, la brújula representa eso, la dirección a la cual queremos ir, y la pared en el cual debe estar apoyada nuestra escalera son nuestra misión, valores y roles.

Nuestra misión

¿Cual es nuestra misión en este mundo? ¿Cuál es la razón de nuestra existencia?

Declarar nuestra misión de vida siempre es complicado y hasta existencial, sin duda el hombre a diferencia de los animales es el único que se pregunta acerca de su existencia, su muerte y su objetivo en la vida.

Los seres humanos somos animales sociales, vivimos en grupos y comunidades, eso significa que somos parte de un sistema, declarar una misión consiste en redactar unas líneas que describen cómo queremos ser recordados en nuestra comunidad. Los seres humanos somos personas cambiantes y caóticas, estamos cambiando de ambiente y comunidades constantemente y también madurando emocional e intelectualmente, es por eso que la misión debe ser flexible y evolucionar con nosotros. 

Nuestros valores

La palabra valores viene del latin “valere” que significa “ser fuerte”, los valores son esos principios, virtudes o cualidades que caracterizan a una persona, son muy importantes para la construcción de nuestra brújula, identificar nuestros valores requiere de una introspección sobre las cualidades y principios que valoramos y admiramos, los valores nos dan las herramientas para tratar de alcanzar nuestra misión de la manera más justa y honorable.

Nuestros Roles

La vida es como un teatro donde representamos roles, somos padres/madres, hijos, esposos/esposas, compañeros de trabajo, hermanos, amigos, etc., según convenga la trama, nuestros compañeros de escena son siempre distintos para cada personaje, y cada escena requiere de nuestra atención, inversión de tiempo y recursos. El problema surge con el tiempo, es finito (una semana, 1 día, un mes), no existen proyectos infinitos, nuestros proyectos están relacionados siempre a un rol, debemos acomodar todas nuestras metas, tareas y actividades en un espacio de tiempo, con recursos limitados y jugando un rol.

La Importancia de ejecutar: Nuestro Reloj

El segundo aspecto más relevante de la gestión del tiempo la denominamos “el reloj”, el reloj representa nuestra eficiencia en la ejecución de tareas y actividades, el manejo de las reuniones, tiempos de trabajo y ocio, orden de ejecución de tareas y evaluación.

Nuestro reloj está compuesto por dos puntos: las metas y las tareas.

Nuestras metas

Las metas son objetivos temporales porque deben tener una fecha de finalización, así se hayan cumplido o no, las metas son las relación entre la brújula y el reloj, cada meta está compuesta por uno o más valores, un enunciado de la misión y uno o varios roles, eso nos garantiza que cada vez que trabajemos en una meta estaremos persiguiendo nuestra misión, trabajando en nuestros valores y roles.

Nuestras tareas y actividades

Para alcanzar las metas estas tienen que dividirse en tareas y actividades, las tareas necesariamente deben tener un final y una vez que se cumplen no vuelven más, las actividades son tareas repetitivas en una frecuencia de tiempo.

La gestión de tareas requiere priorización y monitoreo de las mismas.

La importancia de priorizar: Matriz Importante / Urgente

Cuando escuchamos sobre priorización, se nos viene a la mente poner una tarea o actividad una por encima de otra, pero el proceso de priorización es más que eso, para priorizar se debe identificar las que se consideran importantes y que ya fueron concebidas desde un plan.

Veamos una analogía que podamos visualizarlo mejor, supongamos que tenemos un reto,  intentar meter un combinado de rocas grandes, grava y arena en un envase de vidrio.

Existen varias formas y combinaciones por intentar, pero supongamos que elegimos llenar el envase con todo lo que tenemos a la mano, seguro conseguiremos algo como esta imagen, donde definitivamente nos sobra material.

Pero si meditamos en una técnica podemos lograr meter todo el material de la siguiente forma: Primero las rocas grandes, luego los espacios vacíos los llenamos de grava, y seguro tendremos espacios aún más pequeños, entonces las aprovechamos para escurrir la arena.

Volviendo a nuestro contexto, el envase representa nuestro tiempo, las rocas grandes son nuestras metas de vida, las que están relacionadas con nuestros valores, misión y roles, la grava sería las tareas del día a día en el trabajo u otras actividades, mientras que la arena representan actividades que no aportan mucho valor pero si ocupan nuestro tiempo, generalmente ocio.

Si volvemos a analizar nuestro primer intento, tratar de meter todo en un envase sin priorizar, siempre van a quedar fuera las cosas que nos importan, y vamos a tener nuestro tiempo ocupado con cosas improductivas, pero si planificamos y priorizamos bien, vamos a priorizar siempre las rocas grandes, nuestras metas grandes primero, luego rellenamos nuestro tiempo con tareas diarias, y al final si tenemos tiempo podemos ocuparlo con actividades de ocio o improductivas.

Este esquema se conoce como matriz de Eisenhower, y básicamente nos muestra una matriz donde dividimos nuestra planificación en 4 cuadrantes, un juego entre lo importante y urgente.

Conclusiones

Gestionar nuestro tiempo ha sido siempre un tema complicado para todos, debido a lo caótico de nuestra sociedad, planificar y esperar cumplir a cabalidad tus metas resulta solo una buena intención, existen varias propuestas y teorías sobre gestión del tiempo, pero la mayoría está basado en la eficiencia en la ejecución de tareas ya sea por el juego en base al tiempo, al espacio y lugar o con rutinas que las agrupan. La diferencia con este esquema es que no solo se trabaja en la optimización, sino que se toma como aspecto principal nuestra misión, valores y roles, aportando así un sentido a todo lo que hacemos.

 

Autores: Eddy D. Sánchez (ubX Academy), Silvia Rodriguez (Consultora Recursos Humanos)

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